Faça uma cópia de segurança da configuração atual e confirme o modelo, a versão, os módulos instalados e as especificações do arquivo. A M2 Brasil produz e prepara as gravações, mas não realiza a configuração, a programação ou a manutenção da central.
Selecione a linha do equipamento para acessar diretamente as orientações correspondentes nesta página.
Tutorial para instalação de gravações de atendimento automático nas centrais da linha Impacta.
Acessar tutorial 02Orientações para mensagens diurnas, noturnas e atendimento automático nessas linhas de centrais.
Acessar tutorial 03Tutorial para configuração de menus, submenus e importação dos arquivos de áudio na linha UnniTI.
Acessar tutorialA instalação pode variar conforme o modelo da central, a versão, os recursos disponíveis e a forma como o atendimento foi programado.
Antes de iniciar o procedimento, tenha em mãos:
O arquivo precisa seguir as especificações aceitas pela central. Uma incompatibilidade pode provocar:
A programação deve corresponder ao horário de funcionamento, ao texto gravado e às opções de atendimento configuradas na Modulare+ ou Conecta+.
A mensagem diurna normalmente é utilizada durante o horário de atendimento da empresa.
Ela pode apresentar uma saudação e orientar quem liga a escolher um setor, digitar um ramal ou aguardar atendimento.
A mensagem noturna pode ser programada para os períodos em que a empresa está fechada.
Os nomes, formatos e procedimentos de instalação podem variar conforme a central e a versão utilizada.
Em alguns modelos, podem ser exigidos arquivos específicos para inicialização, atendimento diurno e atendimento noturno.
Utilize sempre os nomes e formatos indicados no manual correspondente ao equipamento.
Na linha UnniTI, o texto da gravação precisa acompanhar exatamente os menus, submenus e destinos configurados na central.
A gravação pode orientar quem liga a percorrer diferentes níveis de atendimento.
Cada opção informada no áudio precisa corresponder ao destino programado na central.
Em determinadas configurações da linha UnniTI, o sistema pode solicitar arquivos com características como:
Essas especificações devem ser confirmadas no manual e na interface de configuração da central.
O método de instalação depende da central, da versão do sistema e dos recursos disponíveis no equipamento.
Dependendo do equipamento, a gravação pode ser importada por:
Confirme os períodos em que cada mensagem deve ser reproduzida.
Revise o texto da gravação antes de associá-lo aos menus e eventos.
Cada central pode exigir procedimentos, recursos e formatos diferentes. Verifique estes pontos antes de importar ou substituir qualquer arquivo.
Não utilize apenas o nome da linha. Confirme o modelo completo, a versão do equipamento e, quando aplicável, a versão do firmware.
Algumas centrais precisam de placa, módulo, licença ou recurso específico para utilizar atendimento automático e mensagens gravadas.
Verifique extensão, codec, taxa de amostragem, resolução, quantidade de canais, duração máxima, volume e nome do arquivo.
Confirme se a instalação será realizada por programa, interface web, rede local, pendrive, cartão de memória ou outro método aceito.
Compare o texto da gravação com os departamentos, opções, ramais, menus e destinos programados na central.
Guarde uma cópia da configuração atual e dos arquivos anteriores antes de substituir mensagens ou alterar o funcionamento da central.
O método de instalação depende da central, da versão do sistema e dos recursos disponíveis no equipamento.
Dependendo do equipamento, a gravação pode ser importada por:
Confirme os períodos em que cada mensagem deve ser reproduzida.
Revise o texto da gravação antes de associá-lo aos menus e eventos.
O arquivo precisa atender às características exigidas pela central. Uma extensão aparentemente correta não garante compatibilidade.
Confirme se a central aceita WAV, MP3 ou outro formato e qual codificação deve existir dentro do arquivo.
Verifique a frequência exigida pelo equipamento, como 8 kHz, 16 kHz ou outra especificação indicada pelo fabricante.
A central pode exigir uma profundidade específica, como 8 ou 16 bits, dependendo do modelo e do sistema utilizado.
Muitos sistemas de telefonia utilizam áudio mono. Um arquivo estéreo pode ser recusado ou reproduzido incorretamente.
O áudio deve ser preparado para as limitações de frequência e dinâmica da telefonia, evitando volume baixo ou distorção.
Confirme o tempo máximo da mensagem e o limite de tamanho aceito pela memória ou pelo sistema da central.
Alguns equipamentos exigem nomes específicos para reconhecer mensagens diurnas, noturnas, iniciais ou temporárias.
O formato também precisa ser compatível com o método usado: pendrive, cartão, programa, rede ou interface web.
Depois da instalação, teste a mensagem em telefone fixo, celular e, quando aplicável, em chamada VoIP.
.wav podem ter configurações internas diferentes. Um pode ser
aceito pela central e o outro recusado. Por isso, confirme também codec,
taxa de amostragem, resolução e quantidade de canais.
Analise primeiro o arquivo, o processo de importação e a programação da central antes de produzir ou instalar uma nova mensagem.
Verifique o formato, a codificação, o nome do arquivo, a taxa de amostragem, a resolução, a quantidade de canais e o meio utilizado para realizar a importação.
A telefonia possui limitações de frequência e dinâmica. Uma gravação que parece adequada no computador pode ficar baixa quando reproduzida pela central e pode exigir tratamento específico.
O problema pode estar relacionado a volume excessivo, compressão inadequada, conversão incorreta, equalização inadequada ou formato incompatível com o equipamento.
Confirme se a mensagem foi associada ao horário, menu, rota, grupo, evento ou modo de atendimento correto. O arquivo pode ter sido importado sem ter sido vinculado à programação.
Compare o texto da gravação com os números dos ramais e destinos configurados. A opção informada no áudio precisa corresponder exatamente ao encaminhamento programado na central.
Verifique a tabela de horários, os dias da semana, as regras de feriados, a mensagem associada ao modo noturno e a data e o horário configurados no equipamento.
Produzimos gravações profissionais para DISA, URA, PABX e espera telefônica, com texto claro, locução adequada e tratamento técnico para uso em sistemas de telefonia.
Gravação com voz profissional, interpretação adequada ao atendimento e leitura clara de setores, ramais, horários, avisos e opções do menu.
Ajuste de volume, limpeza, equalização, cortes, organização das mensagens e preparação do áudio para as limitações próprias da telefonia.
Conversão conforme as especificações técnicas informadas pelo cliente, técnico ou integrador responsável pela central.
Confira orientações sobre formatos de áudio, instalação, mensagens diurnas e noturnas, ramais e problemas comuns em centrais telefônicas.
Não. Modelos diferentes podem exigir formatos, nomes, durações, codificações e procedimentos de importação específicos.
Confirme sempre as especificações do modelo e da versão utilizados na sua empresa.
Depende do modelo da central, da configuração existente e da experiência do usuário.
Algumas centrais permitem procedimentos relativamente simples, enquanto outras exigem acesso técnico ou configurações mais avançadas.
Somente quando o equipamento ou sistema aceitar esse formato.
Muitas centrais utilizam arquivos WAV ou formatos específicos definidos pelo fabricante.
WAV não representa uma única configuração de áudio. Um arquivo WAV pode utilizar diferentes codificações, taxas de amostragem, resoluções e quantidades de canais.
A extensão pode estar correta, mas as características internas do arquivo podem ser incompatíveis com a central.
Confira:
Verifique também se o arquivo está no local correto e se o pendrive, cartão ou outro dispositivo atende às exigências do equipamento.
A telefonia possui limitações de frequência e dinâmica. Uma gravação que parece estar com volume adequado no computador pode ficar baixa quando reproduzida por telefone convencional, celular ou sistema VoIP.
O arquivo pode precisar de equalização e ajuste de volume específicos para telefonia.
A distorção pode estar relacionada a:
Teste o arquivo por telefone antes de colocá-lo definitivamente em funcionamento.
Confirme se a mensagem foi associada corretamente à programação da central.
Verifique:
Em alguns casos, o arquivo foi importado corretamente, mas ainda não foi vinculado ao evento responsável por reproduzi-lo.
Revise a configuração da DISA e compare os números dos ramais e opções programadas com o texto da gravação.
Se a mensagem informa “digite 2 para o financeiro”, a opção 2 também precisa estar configurada para encaminhar a chamada ao setor financeiro.
Caso o texto e a programação estejam diferentes, será necessário corrigir a configuração ou atualizar a mensagem.
Confira:
Uma programação incorreta pode impedir que o equipamento alterne entre as mensagens diurna e noturna.
Em muitos modelos, sim. A disponibilidade desse recurso depende da central, das placas instaladas e da configuração do equipamento.
A mensagem diurna pode orientar o atendimento normal, enquanto a noturna pode informar horários, canais alternativos e retorno no próximo dia útil.
Sim. As gravações podem ser alteradas sempre que houver mudanças no atendimento da empresa.
Alguns exemplos:
Antes de substituir um arquivo, guarde uma cópia da mensagem anterior e registre a configuração utilizada.
Os termos são frequentemente usados de maneira semelhante no mercado, mas podem representar recursos e estruturas diferentes conforme a central ou plataforma.
A DISA normalmente está relacionada ao atendimento automático e ao direcionamento de chamadas. Uma URA pode oferecer fluxos mais completos, integrações, consultas e menus com diferentes níveis.
Não. A M2 Brasil produz, edita, equaliza e prepara os arquivos de áudio.
A instalação, configuração, programação de ramais e manutenção da central devem ser realizadas pelo cliente, integrador, técnico responsável ou assistência autorizada.
Sim. Após o término do recesso, feriado ou campanha, reinstale ou reative a mensagem normal de atendimento.
Por isso, é importante conservar os arquivos anteriores, registrar seus nomes e manter uma cópia da configuração utilizada.
Consulte outros conteúdos da M2 Brasil sobre produção de mensagens, formatos, textos, valores e atualização do atendimento.
Conheça o serviço completo de produção de mensagens, locução e preparação de arquivos para atendimento telefônico.
Conhecer o serviço 02Veja como são produzidas mensagens para centrais telefônicas, PABX, atendimento automático e direcionamento de chamadas.
Ver gravações para DISA 03Aprenda a organizar saudações, opções, ramais, horários, mensagens noturnas e avisos especiais.
Ver orientações de texto 04Entenda quais fatores influenciam o orçamento de locução, edição, quantidade de mensagens e formatos de entrega.
Consultar preços 05Atualize o atendimento com mensagens de férias coletivas, feriados, Natal, Ano-Novo e alteração temporária de horários.
Ver mensagens de recesso 06Envie o texto, o modelo da central e as especificações indicadas pelo técnico para receber uma proposta.
Falar com a M2 Brasil